Költségstruktúra és eszközpark felmérés a TCO megközelítésével.
Gyakori, és sok esetben nehezen megválaszolható kérdés: mennyit is költünk pontosan az irodai dokumentumok elÅ‘állítására? Ehhez nyújt segítséget a költségfelmérési és tanácsadási szolgáltatás, mely minden szervezetnek és intézménynek segítséget adhat az irodai kiadások kordában tartásához. A TCO megközelítésű költségelemzés során egy több lépésbÅ‘l álló, folyamatos konzultációval alátámasztott projektet valósítunk meg ügyfeleink bevonásával.
ElsÅ‘ lépésben a partner szervezet/intézmény irodájában kollégáink felmérik az eszközparkot, majd a kulcsfelhasználókkal történÅ‘ interjúk során feltárják a meglévÅ‘ berendezések erÅ‘sségeit és felmérik a jövÅ‘beni igényeket.
Második lépésben feltárják a teljes irodai eszközpark költségterheit. Ezek a költségek elemzésre kerülnek és egy prezentáció keretén belül ismertetik a megbízóval.
Harmadik és egyben befejezÅ‘ lépésként, az átvilágítás és az igények felmérése után kollégáink egy ésszerű, racionalizált és egyben gazdaságos megoldáscsomagot kínálnak ügyfelünknek, javaslatot tesznek az irodai eszközpark szerkezetének optimalizálására, maximálisan figyelembe véve az ügyfél vállalatának jövÅ‘beli fejlÅ‘dését, költségvetését és a felhasználók igényeit.
Az iratkezelés és a dokumentum menedzsment a szervezet működésének egészét áthatja (árajánlatok, szerzÅ‘dések, számlák, reklamációk, minÅ‘ségügyi dokumentációk, egyéb), ezért elengedhetetlen, hogy az iratkezelési audit a vállalat egészére kiterjedjen. Az Iratkezelési Audit keretében szakértÅ‘ink feltérképezik az iratkezelés jelenlegi állapotát, amely kiterjed a már meglévÅ‘, vonatkozó dokumentációk átvizsgálására, a folyamatok elemzésére és az iratkezeléssel járó költségek felkutatására. Az audit a megrendelÅ‘ igényeinek megfelelÅ‘en történhet személyes mélyinterjúkkal (csoportosan, szervezetenként, illetve telephelyenként) és/vagy elektronikus helyzetfelmérÅ‘ kérdÅ‘ívvel.
A rendelkezésre bocsátott dokumentációk és a helyzetfelmérés eredményei alapján olyan döntés- elÅ‘készítÅ‘ anyagot készítünk és prezentálunk a vezetÅ‘ség számára, amely átfogó képet nyújt a jelenlegi állapotról, javaslatot tesz – a szervezet felépítésének, iratkezelési kultúrájának, és a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével – a folyamatok racionális optimalizálására, és útmutatást ad a költséghatékony adminisztráció irányába.
Amennyiben az általunk tett javaslatok elfogadásra kerülnek, segítséget nyújtunk ügyfeleink igényeit és lehetÅ‘ségeit szem elÅ‘tt tartva, a számukra leginkább megfelelÅ‘ megoldáscsomag kiválasztásában és megvalósításában.
Az iratkezelési audit lépései:
